Engenheiro de Produção pela Faculdade de Campinas (2013), Especializado em Gestão de Obras pela Universidade Federal de São Carlos (2015), Especializado em Gestão e Estratégia de Empresas pela Universidade Estadual de Campinas (2016), PMO-CP (PMO Certified Practitioner) pelo PMO Global Alliance (2019). Sócio Fundador da PMON Gerenciamento, empresa especializada no Orçamento, Planejamento e Gerenciamento de obras.
BPM é uma disciplina de gestão, que tem como objetivo olhar para os processos da empresa de forma horizontal, realizando um gerenciamento voltado a metodologias e não a departamentos.
BPMN significa Modelo e Notação de Processos de Negócios e é a forma de representar e desenhar (modelar) os processos dentro da empresa, de forma que as pessoas envolvidas neles compreendam o que fazer, como fazer, em que momento, com quais informações.
Continue a leitura e descubra qual a relação desta disciplina com a eficiência dos processos administrativos.
Boa leitura!
Primeiramente, o que é BPM?
BPM é a sigla para Business Process Management (em português, Gestão por Processos de Negócio), ou seja, transformar uma empresa a partir da gestão e otimização de seus processos.
O BPM enxerga os processos de uma empresa de ponta a ponta, por exemplo: do pedido até a entrega do produto. Ao invés de olhar apenas para departamentos ou áreas verticais.
Como dissemos anteriormente, BPM é uma disciplina de gestão não é uma metodologia, tampouco uma ferramenta ou software específico. É um conjunto de conhecimentos sobre princípios e práticas de gerenciamento de processos eficiente e eficaz que você pode implementar na sua empresa.
Como surgiu o BPM:
O BPM evoluiu por aproximadamente 300 anos para chegarmos a esse momento. Confira alguns nomes que marcaram essa história, de acordo com o site Zeev:
- 1723 – 1790: Adam Smith propôs a divisão do trabalho e a noção de trabalho especializado;
- 1723 – 1790: Frederick Taylor melhorou a eficiência industrial através de métricas, padronização e controle;
- 1900 – 1993: William Deming ajudou na reconstrução da indústria japonesa pós-guerra através de ciclos de melhoria contínua;
- 1912 – 1990: Taiichi Ohno junto com Deming, ajudou na reconstrução japonesa e lançou as bases do movimento de qualidade total e produção enxuta;
- 1948 – 2008: Michael Hammer propôs a revisão radical de todos os processos através da Reengenharia;
- 2002 – Hoje: Peter Fingar lançou uma obra em 2002, junto com Howard Smith, que revisou as experiências do passado e lançou as bases para o BPM do futuro.
A preocupação com a otimização dos processos percorreu um longo caminho até chegar ao estágio atual.
Conheça a terceira onda
O BPM começou a sua trajetória a partir dos anos 2000, através das ideias dos especialistas Peter Fingar e Howard Smith, que são os autores do livro “Business Process Management – TheThird Wave”.
O texto é considerado um divisor de águas e, por isso, é uma das ideias mais respeitadas até hoje. Aliás, é muito comum encontrar essas técnicas sendo implementadas nas maiores empresas do mundo.
Mas, afinal, qual o objetivo do BPM?
O objetivo do BPM é entregar valor (para fidelizar clientes), eliminar desperdícios e otimizar os processos. Assim, é possível obter maior lucratividade (retorno sobre o investimento – ROI).
Essa disciplina cria um fluxo com alto valor agregado, colaborando para a sustentabilidade do negócio ao longo prazo. Pois, a empresa executa tarefas e processos com alta qualidade, menos esforço e melhores resultados.
Como implementar BPM?
O primeiro passo é conhecer como o processo da empresa funciona, fazer um mapeamento, verificar as falhas do fluxo, eliminar os desperdícios e propor melhorias.
Mas vale ressaltar que BPM não é uma implementação única e sim uma cultura de melhoria contínua, que deve ser revisado frequentemente a fim de identificar oportunidades de aprimoramento.
13 benefícios que a empresa tem ao adotar uma gestão por processos (BPM):
Existem inúmeros benefícios com a implementação, confira os principais:
1. Proporciona diversas vantagens para a organização;
2. Proporciona diversas vantagens para o cliente;
3. Proporciona diversas vantagens para a gerência;
4. Proporciona diversas vantagens para o ator do processo;
5. Eficiência;
6. Eficácia;
7. Agilidade;
8. Produtividade;
9. Maior lucratividade;
10. Assertividade;
11. Velocidade;
12. Praticidade;
13. Desempenho.
Quando implementar BPM?
Confira os “sintomas” que você deve observar para descobrir se algum processo específico na sua empresa está com problemas e precisa de atenção:
- custos altos;
- reclamações de clientes;
- problemas de comunicação interna;
- problemas de padronização;
- desorganização;
- retrabalho;
- burocracia excessiva;
- falta de inovação;
- entre outros.
BPM permite transformar um processo ruim
Para otimizar um processo ruim você deve começar pelo mapeamento para ter a visão de como ele (AS-IS) é e a projeção de como ele será (TO-BE).
- AS-IS: entendimento completo e mapeamento dos processos atuais, a fim de colocar no radar quais são os pontos que precisam de melhoria.
- TO-BE: desenho de como o processo deveria ser, com as possíveis melhorias.
Passo a passo para implementação
- Ferramenta BPM;
- Ferramenta BPM low-code;
- Não esqueça da melhoria contínua.]
O que é que é BPMN e qual a sua finalidade?
É uma representação gráfica feita a partir de ícones padronizados e válidos mundialmente, que simbolizam o fluxo de trabalho para auxiliar no mapeamento dos processos e facilitar a diagramação.
Ou seja, cada ícone representa uma etapa de produção. Desse modo, é possível ter uma visão ampla de como funciona todo o processo da empresa.
Vale ressaltar que não importa a língua ou a nacionalidade do profissional; com a notação, ele consegue entender a dinâmica de um fluxo operacional de qualquer empresa.
Como surgiu o BPMN:
Em agosto de 2000, foi criada pela Business Process Management Initiative (BPMI – organização sem fins lucrativos), que anos mais tarde (2004) se fundiu com a Object Management Group (OMG) e é, atualmente, mantenedora dessa notação.
O objetivo era, justamente, promover uma padronização de processos que fosse comum a todos os negócios.
Inicialmente, a metodologia surgiu com o nome de Business Process Modelling Notation. Em 2011, o nome foi alterado para Business Process Model and Notation.
Com o avanço dos anos e a consolidação da transformação digital, a notação é utilizada para lidar com os novos processos.
Como funciona o BPMN?
Essa metodologia funciona de maneira muito similar a um fluxograma convencional, que devido ao padrão de símbolos, ele informa de maneira muito mais completa.
Elementos da notação BPMN:
Existem quatro grupos de elementos:
- Objetos de fluxo (eventos, atividades e decisões);
- Objetos de conexão (fluxo de sequência, fluxo de mensagem e associação);
- Raia da piscina (categorias visuais separadas: piscinas – correspondem à organização em si e raias – que representa as subdivisões, a fim de organizar as atividades do processo);
- Artefatos (objetos de dados, grupos e anotações).
Principais vantagens do BPMN
Verifique as principais vantagens da metodologia BPMN para as empresas:
- Eficiência operacional;
- Otimização dos resultados;
- Redução do consumo de recursos;
- Promoção de maior transparência estratégica e estrutural;
- Comunicação;
- Versatilidade;
- Organização.
Relação entre BPMN e BPM
O BPM se trata da padronização de processos em geral das empresas, com a finalidade de sistematizar e facilitar atividades organizacionais. Para isso, é feita a revisão periódica com a finalidade de encontrar possíveis gargalos e potencializar os resultados.
Enquanto isso, o guia BPMN é usado para mapear os processos através de ícones. É uma padronização que pode ser encontrada no BPM.
Tá, mas qual a relação de tudo isso com Gestão por Processos?
Gestão por processos é o mesmo que BPM. Porém, o segundo é uma sigla em inglês. Ambos visam uma gestão horizontal.
Modelo que favorece a visão do processo como um todo, por todos os envolvidos. Enquanto a gestão vertical promove a compartimentalização, ou seja, cada área da empresa está interessada apenas na “sua parte”.
Para finalizar, mais algumas informações importantes
- Conheça a ABPMP;
- Conheça o BPM CBOK;
- Tenha conhecimento sobre BPMM (Business Process Maturity Model, isto é, Modelo de Maturidade de Processo de Negócio), que é a forma de medir/avaliar a maturidade do seu processo;
- Tenha conhecimento sobre BPMN, ou Business Process Model and Notation (em português, Modelo e Notação de Processo de Negócio). Este é o padrão oficial para mapear processos;
- Tenha conhecimento sobre modelagem de processo, que é uma análise específica e profunda do processo, com automatização e acompanhamento de longo prazo.
É essencial se manter sempre atualizado.
E aí, gostou do conteúdo sobre BPM, BPMN e Gestão por Processos?
Agora que você leu todo o conteúdo, pôde conferir todos os detalhes mais importantes sobre BPM, BPMN e Gestão por Processos.
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Gostou da leitura? Então… até a próxima semana!